banner44
22 Ekim 2017 Pazar

Yarım asır bu kutuya sığdı

Önceki gün Odunpazarı Belediyesi tarafından arşiv sorunu ve proje, dosya gibi önemli kayıtların kaybolma ya da bulunamama riski adına kurulan Dijital Arşiv Kompleksi basın mensuplarının yoğun katılımı ile tanıtıldı.

28 Eylül 2017 Perşembe 10:37
Yarım asır bu kutuya sığdı
Tanıtım toplantısına katılan gazetecilerden biri de bendim. Günümüzde dijital, bilişim, bilgi teknolojileri gibi kavramların önemine inanan, sanayi 4.0’ın hiçbir kurum ve kuruluş tarafından kaçırılmaması gerektiğine inanan biri olduğum için Dijital Arşiv Kompleksi tanıtımı benim için çok daha fazla önem taşıyordu.

Dijital Arşivin ne anlam taşıdığını bir kenara bırakarak komplekste neler yapılacak, onu işleyelim…

Odunpazarı Belediyesi Başkanı Kazım Kurt’un basın mensuplarına tanıtımını yaptığı Dijital Arşiv Kopleksi’nde belediyeye ait tüm müdürlüklerin kayıtları tutulacak. Yangına ve sele karşı dayanıklı, raylı dolaplar içerisinde muhafaza edilen dosya ve evraklar, 1969 yılından bu yana kayıt altına alınmaya başlandı.

Arşiv görevlilerin yaşadığı sorunları ortadan kaldıracak bu kompleks ile çalışanların, adeta sürgün olarak gördüğü arşiv görevi artık daha da kolay hale gelecek. Ayrıca gelen yeni evrakların da yazıcı vasıtasıyla bilgisayar ortamına kolayca aktarıldığı Dijital Kayıt Kompleksi’nde, kaydedilen her evrakın numarasından bulunduğu yer ve görseline ulaşılacak.


GELECEK 20 YIL RAHATLADI 

Konuyla ilgili açıklama yapan Odunpazarı Belediyesi Başkanı Kazım Kurt, yıllardır süren arşiv sorununa çözüm bulduklarını belirterek, “Bizim arkadaşlarımızın hesaplarına göre, bizim 20 yıllık süreci rahatlıkla götürebileceğimiz bir mekân oluşturdular. Burada temel amacımız, her şeyin kayıt altına alınabilmesini sağlamaktır ve daha sonra da bunu arayınca bulmaktır. Zaman zaman geçmişte fotoğraflarda gördüğünüz gibi çok zor altında çalışan arşiv görevlisi arkadaşlarımızın sıkıntı çektiğini biliyoruz. O sıkıntılar içerisinde de pek çok evrakın bulunamadığı yolunda beyanla iade edildiğini biliyoruz. Artık bu ortadan kalkacak. Şimdiye kadar bütün dosyaların taranma işlemleri başladı ve sanıyorum ki birkaç müdürlüğün ki bitti ama yılsonuna kadar tüm belediyenin arşivi dijital ortama aktarılmış olacak” ifadelerini kullandı.


ARŞİV SÜRGÜN YERİ OLMAKTAN ÇIKTI
Başkan Kurt, Dijital Kayıt Kompleksi’nin yapılma amacının daha derli toplu bir belediye olduğunu da söyleyerek, “Burada amacımız daha düzenli, daha derli toplu belediye oluşturmak. Bunu da kısa bir süre içerisinde gerçekleştirmek isteyen arkadaşlarıma sizlerin huzurunda teşekkür ediyorum. Hepsinin eline sağlık. Ayrı ayrı kutluyorum, ciddi bir çalışma gerçekleştirdiler. Artık arşiv sürgün yeri olmaktan çıktı. Arşivde çalışmak daha rahat bir ortam haline gelecek ve sanıyorum pek çok arkadaş da arşivde çalışmak için uğraşacak gibime geliyor. Burası Eskişehir’e de yararlı hizmetler yapacak. İnşallah bütün Türkiye’deki belediyelere de örnek olur. Türkiye’de bu nitelikte bir arşivin olmadığını arkadaşlarım bana söyledi. Belediyeler bu konu hakkında bir farkındalık meydana getirirse, daha yararlı sonuçlar elde eder diye düşünüyorum” dedi.

DİJİTAL ARŞİV KOMPLEKS TANITIMINDAN NOTLAR:

·         Odunpazarı Belediyesi, evraklarının sağlıklı bir ortamda toplu olarak arşivlenebilmesi için 75. Yıl Mahallesi Selami Vardar Bulvarında arşiv binası inşa etti.

·         Arşiv binasını basın mensuplarına tanıtan Odunpazarı Belediye Başkanı Kazım Kurt, Odunpazarı Belediyesinin yıllardır süren arşiv sorununu bu bina ile beraber çözdüklerini söyledi.

·         Başkan Kurt, “Zaman zaman, geçmişte fotoğraflarda gördüğünüz gibi çok zor şartlar altında çalışan arşiv görevlisi arkadaşlarımızın sıkıntı çektiğini biliyoruz. Ve o sıkıntılar içerisinde de pek çok evrakın bulunamadığı yolunda bir beyanla iade edildiğini biliyoruz. Artık bu ortadan kalkacak” dedi.

·         Bütün dosyaların taranma işlemleri başladı. Yılsonuna kadar tüm belediyenin arşivi dijital ortama aktarılmış olacak. Burada amaç daha düzenli, daha derli toplu belediye yaratmak…

·         Başkan Kurt, “Burası Eskişehir’e de yararlı işler yapacak. İnşallah Türkiye’deki bütün belediyelere de örnek olur. Türkiye’de bu nitelikte arşivin olmadığı söyledi arkadaşlar” diye konuştu.

·         Arşiv çalışanı Aylin Tekin, arşiv binası hakkında bilgi verdi ve binanın tamamen dolapla dolduğunda 240 bin klasör alma kapasitesine sahip olduğunu belirtti.

·         1994 yılından bu yana hizmet veren Odunpazarı Belediyesinin 24 yıllık evrakını çeşitli yerlerde birimlerin çeşitli yerlerinde bulunan depolarından kurtararak yeni bir arşiv binası oluşturulmuş oldu.

·         Arşiv binası 2 bin metre kapalı alana sahip. Şu anda mevcut haliyle 120 bin klasör alıyor. Tamamen dolapla dolduğunda 240 bin klasör alma kapasitesine sahip olacak.

·         Dijital arşiv yaklaşık 2 milyon liraya mal edecekken belediye tamamen kendi imkânlarıyla çok düşük bir maliyetle oluşturdu. Arşiv dijitalleştikçe yazılım sistemine evraklar işlenecek, akıllandırılacak ve belediye personeli herhangi bir sıkıntı yaşamadan istediği evraka erişebilecek.

·         Yazılımın birçok özelliği var. Tamamen kendi personeliyle sıfır maliyetle bu yazılım oluşturuldu. Teknik destek bakımından hiçbir sıkıntı yaşanmıyor.

·         Sultandere’deki binadan 8 km uzaklıktaki belediyeye kablosuz ağ ile bağlanıyor ve buradaki çalışmalar anında belediyeye yansıyor.  Her türlü genişlemeye, yeniliğe, isteklere açık bir yazılım sistemi var

DİJİTAL ARŞİV NEDEN ÖNEMLİ?

·         Dijital arşivleme işlemi sonucunda fiziksel arşivlerdeki dokümanlar sunuculara kaydedilerek firma veya kuruluşlara zamandan ve finansal açılardan tasarruf sağlanır.

·         Aranılan bilgi, evrak veya dokümana doğru ve anlık erişim sağlanarak tarama ihtiyacı olmadan anlık olarak kullanılabilir veya iletilebilir.

·         Dijital dokümanlara gruplandırma ve yetkilendirme yapılarak evrakların yetkisiz çalışanlara ve yetkisiz diğer kişilerin ellerine geçmesine karşı güvenliğinin sağlanması ve yanlışlıkla silinmesinin önüne geçilebilir.

·         Fiziksel ofis taşınma durumlarında doküman arşivinin taşınma gideri olmaz.

·         Dijital arşivin ister bulut ortamında isterse başka bir lokasyonda yedeklenerek yangın, sel, deprem gibi doğal afet veya meydana gelebilecek diğer olaylarda veri kaybı önlenir.

·         Aynı anda birden fazla çalışanın aynı evraklara ulaşabilmesi sayesinde ekip çalışmasına uygun olur.

Dijital Arşiv Kompleksinin verdiği mesaj ve taşıdığı anlam aslında tüm bunların da ötesinde bilgi teknolojileri ve bilişim açısından çok daha önemli. Dünyanın tamamen dijitalleştiği ve başına e koyarak gerçekleştirdiği (e-ticaret, e-posta, e-kitap, e-gazete vb) yaşamsal eylemlerin arasına Eskişehir’den Odunpazarı Belediyesi’nin girmesi ve bu vizyonu göstermesi çok daha önemli. Bu projenin önümüzdeki günlerde daha da genişleterek ilçe sakinlerinin hayatına çok daha hızlı ve olumlu yansımaları olduğunu gözlemleyeceğiz. Bu hız aynı zamanda etkin bir çalışma ve verimli bir sonuç alınmasını sağlayacak.

BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜNE ÖNERİ:

Sadece bu vizyonun ortaya koyması açısından bile emeği geçenleri kutluyorum. Küçük bir öneri de bizlerle yani gazetecilerle sıkça karşılaşan Basın Ve Hakla İlişkiler Müdürlüğüne sunmak istiyorum:

Dijital arşiv kompleksi içine Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün tüm çalışmaları, fotoğraflar vb dokümanlar eklenebilir. Her bir kuruma da bir kullanıcı adı tanımlanabilir. Böylece her kurum, belediyenin basına servis ettiği tüm dokümanlara çok kolayca ulaşabilir ve işler hızlaşır. Böylece Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ekipleri gazetelerden gelen fotoğraf, bülten, bilgi vb talepleri karşılamak için de zaman kaybetmemiş olur, kullanıcı olarak gazeteler kendileri o bilgilere ulaşabilir. 

YORUM YAZ

  • Ad Soyad:

  • Yorum:

  •  

    @name x

  • UYARI: Küfür, hakaret, rencide edici cümleler veya imalar, inançlara saldırı içeren, imla kuralları ile yazılmamış, Türkçe karakter kullanılmayan ve tamamı büyük harflerle yazılmış yorumlar onaylanmamaktadır. Ayrıca suç teşkil edecek hakaret içerikli yorumlar hakkında muhatapları tarafından dava açılabilmektedir.

      Yorumlar
      Toplam 1 yorum mevcut

    • Doğa Sever 3 hafta önce yorumlandı

      birde ; eskişehir yazılım ve bilişim kümelenmesi projesi gerçekleşirse!

    HAVA DURUMU
    Görüntülemek istediğiniz ili seçiniz:
    EN ÇOK OKUNANLAR
    BUGÜN
    BU HAFTA
    BU AY
    e-gazete
    • Eskişehir Yenigün Gazetesi | Eskişehirspor | Haberler - 21 Ekim 2017 Manşeti
    ARŞİV